Accessのフォームの中でも、サブフォームは関連するデータを一つの画面に表示することができる便利なフォームです。
本記事ではサブフォームの2種類の作り方について、詳しく解説します。
サブフォームとは
Accessの「サブフォーム」とは、1つのフォームの中に別のフォームを表示する仕組みです。
上記における「別のフォーム」は、フォームである必要はなく、
テーブルやクエリを直接表示することもできます。
例えば、生徒を管理する「生徒マスタ」の中に「成績一覧」を表示するようなケースがあります。
上記２つのテーブルを組み合わせ、各生徒に対して各教科の成績を1画面で閲覧するサブフォーム例はこちらです。
例では横浜太郎さんの成績一覧が下枠に表示されます。生徒を切り替えると、成績一覧も切り替わって表示されます。
このように、サブフォームを使うと、
- 関連するデータを1画面でまとめて確認できる
- 親データ（顧客）を切り替えると、自動で子データ（受注）が切り替わる
というメリットがあります。
サブフォームとテーブルの関連性
サブフォームは、テーブル同士が「1対多」の関係になっているときに特に役立ちます。
「1対多」の関係とは、次のような構成を指します。
| テーブル名 | 関係 | 内容 |
|---|---|---|
生徒マスタ | 1 | 生徒別のマスターデータを格納 |
成績一覧 | 多 | 生徒別に試験別、教科別のテスト結果を格納 |
今回の事例である「生徒と成績」の他、「顧客と注文」「部署と社員」「タスクと発生事由」など様々な[1対多]パターンがありますね
次に、冒頭で紹介した2つのテーブルとサブフォームの関係を図で説明します。
生徒マスタテーブルと成績一覧テーブルを出席番号でリレーションシップによって関連付けると、両テーブルは1対多の関係になります。
つまり、
- 「横浜太郎」という1人の生徒（1レコード）に対して、
- 「横浜太郎のテスト結果（6教科分）」という複数のレコード（6件）が紐づく関係です。
サブフォームとの関連が大きいリレーションシップに関しては、こちらの記事を参考にしてみてください。
サブフォームの作成方法
サブフォームの作成方法について、２種類の方法を解説します。
- フォームウィザードを使用して作成する
- サブフォームコントロールを配置して作成する
使い分けについて、①が初心者向き、②は慣れてきたら、といったイメージです。
フォームウィザードを使用して作成する
こちらは手っ取り早くサブフォームを作る方法です。
【手順①】テーブル同士のリレーションシップを設定する
まずはサブフォームで表示するテーブル２つを、リレーションシップにより「1対多」の関係に設定します。
【手順②】リレーションシップ済みのテーブルを元にクエリを作成する
この２つのテーブルを元にクエリを作成します。ここではSQ_成績管理という名称にしました。
【手順④】フォームウィザードでサブフォームを作成する
メニュー：作成→フォームウィザードを実行すると、ダイアログが表示されますので、テーブル/クエリ欄に先ほど作成したクエリ（SQ_成績管理）を指定し、フォーム画面に表示する対象フィールドをすべて選択のうえ、[次へ]ボタンをクリックします。
リレーションシップ設定済テーブルを元にしたクエリを指定することで、Access側がどの箇所にどのフィールドを配置するかを自動判定してくれます。問題なければ[次へ]ボタンをクリックします。
自動判定が可能なのは、リレーションシップにより1対多の関係を明確にしているからです。ここが最大のポイントですね！
サブフォームのレイアウトを指定します。今回は[表形式]を選択します。
フォームの名前を付けます。今回は初期設定のままとし[完了]ボタンをクリックします。
サブフォームが作成されます。ただし、配置バランスや表示幅等の見た目が整っていないので、若干レイアウト調整をしましょう。
【手順④】レイアウト調整
こちらが調整後のサブフォームです。
このように、フォームウィザードを使えば、画面の指示に従い会話形式で、比較的簡易にサブフォームを作成することができます。
サブフォームコントロールを配置して作成する
こちらはウィザードを使用せず、手作業でサブフォームを作成する方法です。
【手順①】親フォーム、子フォームをそれぞれ作成する
サブフォームでは、大元のフォームを親フォーム、サブフォーム側を子フォームと呼びます。それぞれについて、通常の手順でフォームを作成します。
【手順②】親フォームにサブフォームコントロールを配置する
メニュー：フォームデザインのアイコンから[サブフォーム/サブレポートコントロール]を選択肢、親フォームの余白部分に配置します。
コントロールを配置した段階で、サブフォームウィザードが起動するので、ウィザードを使ってもOKです。ここでは使わないパターンを説明します。
【手順③】子フォームのプロパティを設定する
配置したサブフォームコントロール（子フォーム）を右クリック→プロパティシートを表示し、次のプロパティを設定します。
- ソースオブジェクト…サブフォームコントロールに表示させるフォームを指定
- リンク親フィールド…親と子を関連付ける親側のフィールドを指定
- リンク子フィールド…親と子を関連付ける子側のフィールドを指定
本例では以下のように設定します。
- ソースオブジェクト…
F_成績管理 - リンク親フィールド…
出席番号 - リンク子フィールド…
出席番号
プロパティを設定後、フォームビューで表示します。
まとめ
サブフォームとは
– 1つのフォーム（親フォーム）の中に、別のフォームまたはテーブル・クエリのデータを表示する仕組み
– 親データを切り替えると、子データ（サブフォーム部）が自動で切り替わるようにできる
サブフォームが役立つ関係性
– テーブル同士が「1対多 (one-to-many)」の関係である場合に特に有効
– 例：生徒と成績、顧客と受注、部署と社員、見積と明細など
サブフォームの作成方法：2種類
1. フォームウィザードを使用する方法
2. サブフォームコントロールを配置して手動で作成する方法
