【レポート】レポートの概要と４つの印刷形式

レポートはテーブルやクエリのデータを使い、印刷物を作成するためのオブジェクトです。フォームと同じように自由にレイアウトを作れることが特徴ですが、フォームにはない、レポートならではの特徴もあります。

この記事では、レポートの概要と4つのレポート種別を解説します。

レポートの概要

Accessにおけるレポートの位置づけ

Accessは、複数のオブジェクトを組み合わせることで、その機能を最大限に発揮します。

以下の図は、Accessにおける各オブジェクトの関連性を示したものです。ご覧いただくと分かるように、レポートは、テーブルやクエリのデータを、印刷物として出力する役割を担っています。

もちろん、テーブルやクエリをそのまま表形式で印刷することは可能ですが、レポートを活用することで用途に応じた、様々なレイアウトで印刷することができます。

今世の中は、電子化の流れが加速していますが、紙の請求書や会議の参考資料、あて名ラベルなど、まだまだ印刷物の需要は根強いものがありますので、レポートについてもしっかり学んでいきましょう。

レポートの種類

過去記事で、フォームには7つの画面形式があることを解説しました。詳細はこちらの記事をご参照ください。

フォームと同様に、レポートにも複数の印刷形式がありますが、フォームとは少し方法が異なります。フォームの場合は、プロパティシート「規定のビュー」を「単票形式（１画面に１レコード表示）」や「帳票形式（一覧表表示）」に変更することで、画面形式の切り替えが可能でした。

一方、レポートの印刷形式は、フォームのような専用のプロパティ項目は存在せず、基本的にはデザインビューのコントロール配置やセクションの高さ調整によって行います。調整次第で、様々な印刷形式を作成することは可能ですが、今回は代表的な４つの印刷形式をご紹介します。

表形式レポート

単票レポート

集計レポート

ラベル印刷

レポートデザインの画面構成

ここまで各レポートの概要をご説明しましたが、レポートは基本的には3層、必要に応じて4層の「セクション」で構成されています。レポートを作成するためには、この画面構成を理解することが重要です。

下表がレポートの「セクション」です。一つずつ解説します。

レポートヘッダー/レポートフッター

レポートヘッダーは、レポートの先頭に一度だけ表示されるセクションです。サンプル画像のようなレポートのタイトルや、日付、ロゴなどを配置するのに適しています。
レポートフッターは、レポートの末尾に一度だけ表示されるセクションです。レポートの締めくくりとして作成者や連絡先、計算結果の合計などを配置するのに適しています。

ページヘッダー/ページフッター

ページヘッダーは、レポートの各ページの上部に表示されるセクションです。サンプル画像のようにフィールド名などを配置するのに適しています。
ページフッターは、レポートの各ページの下部に表示されるセクションです。ページ番号、印刷日時などを配置するのに適しています。

グループヘッダー/グループフッター

グループヘッダーは、レポートでデータをグループ化した際、各グループの先頭に表示されるセクションです。サンプル画像は「所属名」でグループ化している様子です。
グループフッターは、レポートでデータをグループ化した際、各グループの末尾に表示されるセクションです。そのグループの小計、平均、件数などの集計結果を表示するのに適しています。サンプル画像では「基本給与」の合計を表示しています。

グループヘッダー/グループフッターを設定するには、デザインビュー画面下部のグループ化に「グループの追加」を行います。

詳細

選択したテーブルやクエリの各レコードの内容を表示するために使用する、レポートのメインともいえるセクションです。テキストボックスなどのコントロールを配置し、各フィールドの値を表示します。

このセクションの高さと配置が、レポートの基本的な表示形式（表形式、単票形式など）を決定します。 繰り返し表示されるセクションであり、レコードの数だけ表示されます。

まとめ

今回はレポートの基本的な概要ということで、オブジェクトにおけるレポートの位置づけや、レポートの種類を解説しました。

レポートはフォームと似ているオブジェクトではありますが、作成するにあたり、フォームとは考え方や手順が異なるオブジェクトでもあります。本記事ではそのあたりにも触れていますので、初めの一歩として各レポートの特性をしっかり理解していきましょう。